09-11-2013 – بانوراما التأمين
يتحقق مفهوم إدارة الوقت، بمدى القدرة على استغلاله لتحقيق أكبر قدر من الإنجاز خلال ساعات العمل. مع ذلك نحن لا ندرك مدى خطورة الأوقات الضائعة، إلا إن قمنا بإحصائها خلال مدة طويلة من الزمن، في حين لا نشعر بذلك وفق حسابات اليوم الواحد. فالأشخاص لا ينتبهون في العادة، إلى كمية الوقت التي يمضونها يوميا في تفقد بريدهم الشخصي، أو في المحادثة مع زملائهم في العمل، أو في الانشغال بأمور جانبية أخرى.
إليك مجموعة من النصائح لتمكينك من إدارة أوقاتك على نحو سليم، وزيادة إنتاجيتك في العمل:
1. راقب كيفية قضائك وقتك: تتبع وقتك لمدة أسبوع، ومن ثم قم بتحليل النتائج.
2. خطط بشكل مسبق: عند نهاية كل أسبوع، اجلس في مكان هادئ لمدة 15 إلى 20 دقيقة، وضع خطط الأسبوع المقبل. ثم قم بتدوين المشاريع والمهام الرئيسة التي يجب عليك إنجازها.
3. حدد أولوياتك: ضع قائمة بأولوياتك، بدءا من أهم المشاريع والأنشطة وانتهاء بأقلها أهمية. ثم قم بتحديد مدة من الزمن لإنجاز أهم البنود. ولا تسمح للآخرين بجدولة الاجتماعات في الأوقات التي سبق أن خصصتها لمهامك الرئيسة.
4. تخلص من الأمور غير المهمة: استخدم وقت الفراغ للقيام بالأنشطة الأقل أهمية. واسأل نفسك إن كانت كلها ذات فائدة أم لا، ثم قم بإقصاء غير المفيد منها.
5. حدد أهدافك: عند كل صباح، ضع قائمة بالأهداف التي تريد إنجازها في ذلك اليوم.
6. نظم وقت استخدامك للبريد الإلكتروني: خصص وقتا محددا للتحقق من بريدك الإلكتروني، وليكن ذلك في بداية كل يوم عمل، وقبل أو بعد فترة الغداء، وفي نهاية اليوم.
7. تجنب إنجاز أكثر من مهمة في وقت واحد: قد يتطلب الأمر وقتا طويلا للتركيز على نشاط أو مشروع واحد في كل مرة، والانتقال إلى غيره عند الانتهاء منه. فقد تبين أن التركيز التام على مهمة واحدة في كل مرة، يساعد على زيادة الإنتاجية إجمالا.
8. تصرف كأنك مستشارك الخاص: تظاهر بكونك مستشارا مهمته تتبع سير العمل في كل ساعة. بهذا سوف تجبر نفسك على التفكير جيدا بالطريقة التي تخصص بها وقتك أثناء اليوم.
9. لا تترد بقول "لا": إن معرفتك بما عليك إنجازه كل يوم وخلال الأسبوع، ستساعدك على قول "عذرا، لا أستطيع مساعدتك لأنه يتوجب علي إنهاء 4 مشاريع مهمة أولا". مما سيساعدك على تجنب الالتزام بعدد من المهام في وقت ضيق.
